Prazos para arquivamento de documentos trabalhistas e previdenciários

O prazo de arquivamento de documentos é uma questão recorrente, suscitada por nossos clientes. 

Arquivar documentos trabalhistas
e previdenciários
é fazer direito

Por quanto tempo, a documentação trabalhista e previdenciária dos empregadores deve permanecer sob guarda?

De um modo geral, os documentos devem ser preservados por, no mínimo, 5 (cinco) anos, embora, na prática, pelas causas interruptivas de prescrição de obrigações de cunho tributário, recomendemos um alargamento desse prazo, o quanto possível.

De maneira especial, as entidades beneficentes de assistência social não recebem nenhum tratamento diferenciado quanto à materia, isto é, o prazo será, ordinariamente de 5 anos, com as cautelas que já mencionamos.

Todavia, gostaria de acentuar que os documentos relacionados à comprobatórios da imunidade (isenção) da contribuição previdenciária devem ser guardados por 10 anos. É que, conforme exigido  pelo artigo 29, VI da Lei 12.101/09, a entidade beneficente deve conservar em boa ordem, pelo prazo de 10 (dez) anos, contado da data da emissão, os documentos que comprovem a origem e a aplicação de seus recursos e os relativos a atos ou operações realizados que impliquem modificação da situação patrimonial.

É de 20 (vinte anos)  o prazo comum  para guarder os seguintes documentos:

a) Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);

b) o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), após o desligamento do trabalhador;

c) Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)

d) Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) - Histórico técnico de desempenho

E, finalmente, vai a 30 (trinta) anos o prazo para armazenar os documentos relacionados ao FGTS.

Como se vê, é fundamental o gerenciamento e a organização das informações, conservando-as até mesmo contra as intempéries que danificam os registros.

CEBAS. Efeitos jurídicos e exigências práticas.

São reiteradas as decisões no sentido de que o certificado de entidade beneficente de assistência social – Cebas – é um ato meramente declaratório da condição da entidade e, em assim sendo, seus efeitos retroagem no tempo. A este fenômeno o Direito denomina efeito ex tunc, isto é, desde a ocorrência dos fatos. Significa dizer que, uma vez declarada, por via administrativa ou mesmo judicial, que determinada pessoa jurídica faz jus ao seu reconhecimento como entidade beneficente de assistência social, os efeitos da decisão retrocedem à data do protocolo do requerimento. Entretanto – e nisto insistimos – a entidade obriga-se a cumprir as exigências estabelecidas na legislação. Traduz-se na observância das finalidades estatutárias, sem desconsiderar que a gestão requer a eficiência própria de trabalho integrado de áreas distintas, de forma colaborativa. Não é raro perceber que estes indicadores não passam de discursos e intenções, divorciadas da prática.

A gestão administrativa, sustentada em bases sólidas do direito, da contabilidade, da tecnologia da informação, do serviço social, em harmonia pessoal, estratégica e operacional criam condições para a eficiência. Sem eficiência, não há resultados. O CEBAS, neste contexto, além de materializar a declaração jurídica da entidade, atesta o seu grau de eficiência, ante as múltiplicas exigências próprias da lei 12.101/09.

Não há jeitinho. É preciso atender exigências legais para matrícula estudantil.

A matrícula de estudante no sistema de ensino exige o atendimento aos requisitos estabelecidos institucionalmente em edital, no que tange à apresentação de todos os documentos exigidos, inclusive quanto à observância dos prazos estabelecidos.

Neste sentido, o Tribunal Regional Federal da 1^a. Região, em recente decisão, definiu que “não há qualquer ilegalidade na exigência do comparecimento dos estudantes nas datas aprazadas para renovação de matrículas escolares, nem há direito líquido e certo à matrícula sem apresentação dos documentos exigidos no edital próprio para efetivação do vínculo acadêmico na instituição de ensino superior.”  (TRF 1ª R.; AC 0015802-13.2013.4.01.3300; BA; Sexta Turma; Rel. Des. Fed. Kassio Marques; Julg. 17/03/2014; DJF1 28/03/2014; Pág. 1102)

Recomenda-se, portanto, às instituições de ensino, o estabelecimento de normas precisas, em sintonia com a legislação de regência, que resguarde o interesse e o direito das partes relacionadas.

Combate à lavagem de dinheiro de determinadas igrejas

Há algumas pseudo-igrejas que são instrumentos de doleiros para práticas de lavagem de dinheiro, financiamento de partidos politicos (caixa 2) e enriquecimento ilícito de acionistas de empresas  pertencentes a determinados ministros religiosos e pregadores da abnegação e desprendimento dos bens materiais dos fiéis incautos.

Não sem razão, cresce o número de novas igrejas, cuja estrutura juridica, operacional e  tipificação como entidade de culto é de difícil controle. 

O estudo "Religião e Território" (2013), dos pesquisadores Cesar Romero Jacob, Dora Rodrigues Hees e Philippe Waniez, indica expansão exponencial dos chamados "evangélicos não determinados". Eles passaram de 580 mil no ano 2000 para impressionantes 9,2 milhões em 2010. Os evangélicos de missão cresceram de 6,9 milhões para 7,6 milhões no mesmo período, enquanto os evangélicos pentecostais passaram de 17,6 milhões para 25,3 milhões em dez anos.” (vide Jornal Valor Econômico, 25.03.2014)

A instrumentalização de qualquer instituição para fins ilícitos deve ser denunciada e reprimida. O Projeto da Lei Geral das Religiões, em tramitação e outras tantas iniciativas legislativas são indicadores de que um marco regulatório começa a se desenhar para o setor religioso. 

Nem se pense que a temática limita-se a enquadrar o culto, ou a liberdade de consciência ou de crença. Passará a ser foco do sistema legal o conjunto de negócios manejado pelas igrejas: canais de televisão, emissoras de radio, editoras, instituições de ensino, fazendas etc.

Se há um rolo compressor contra as práticas ilícitas no seio de organizações religiosas, serve de alerta às instituições probas, íntegras, sérias para que busquem organizar-se sob o ponto de vista administrativo-contábil-jurídico. A César o que é de César. A Deus, o que é de Deus.