O prazo de arquivamento de
documentos é uma questão recorrente, suscitada por nossos clientes.
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| Arquivar documentos trabalhistas e previdenciários é fazer direito |
Por quanto tempo, a documentação
trabalhista e previdenciária dos empregadores deve permanecer sob guarda?
De um modo geral, os documentos
devem ser preservados por, no mínimo, 5 (cinco) anos, embora, na prática, pelas
causas interruptivas de prescrição de obrigações de cunho tributário,
recomendemos um alargamento desse prazo, o quanto possível.
De maneira especial, as entidades
beneficentes de assistência social não recebem nenhum tratamento diferenciado
quanto à materia, isto é, o prazo será, ordinariamente de 5 anos, com as
cautelas que já mencionamos.
Todavia, gostaria de acentuar que os
documentos relacionados à comprobatórios da imunidade (isenção) da
contribuição previdenciária devem ser guardados por 10 anos. É que, conforme
exigido pelo artigo 29, VI da Lei
12.101/09, a entidade beneficente deve conservar em boa ordem, pelo prazo de 10
(dez) anos, contado da data da emissão, os documentos que comprovem a origem e
a aplicação de seus recursos e os relativos a atos ou operações realizados que
impliquem modificação da situação patrimonial.
É de 20 (vinte anos) o prazo comum para guarder os seguintes documentos:
a) Perfil Profissiográfico
Previdenciário (PPP);
b) o Atestado de Saúde Ocupacional
(ASO), após o desligamento do trabalhador;
c) Programa de Controle Médico de
Saúde Ocupacional (PCMSO)
d) Programa de Prevenção de Riscos
Ambientais (PPRA) - Histórico técnico de desempenho
E, finalmente, vai a 30 (trinta)
anos o prazo para armazenar os documentos relacionados ao FGTS.
Como se vê, é fundamental o
gerenciamento e a organização das informações, conservando-as até mesmo contra
as intempéries que danificam os registros.
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